Fleet Support

De trivialiteitswet van Parkinson is bij uitstek toepasbaar binnen het wagenparkbeheer en autoleasing. Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993) stelde in namelijk 1957 dat de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan een onderwerp, omgekeerd evenredig is met de hoeveelheid geld die ermee gemoeid is. Deze wijsheid werd later bekend onder de naam ‘De trivialiteitswet van Parkinson’. De trivialiteitswet van Parkinson komt er kort gezegd op neer dat mensen zich druk maken over kleine zaken, terwijl beslissingen over grote, complexe zaken snel en gemakzuchtig genomen worden. Vergelijk het met de financiën thuis: wellicht maakt u zich druk over welke supermarkt deze week de wasmiddelen in de aanbieding heeft, maar tekent u volgende week een hypotheekofferte zonder alle kleine lettertjes te hebben gelezen. Waarom is de trivialiteitswet van Parkinson dan toepasbaar voor autoleasing en wagenparkbeheer? Parkinson stelde dat dit een gevolg was van de grote complexiteit en de aanname dat de ‘ander’ (de hypotheekaanbieder) het wel zal weten. Herkenbaar? Als deze trivialiteitswet ergens op van toepassing is, is het wel op autoleasing en wagenparkbeheer. Autoleasing is de meest complexe commodity die er in het bedrijfsleven bestaat. Het lijkt bijzonder simpel aan de buitenkant, maar blijkt stiekem behoorlijk ingewikkeld. Die complexiteit wordt vervolgens genegeerd door klanten, omdat de ’ander’ (de leasemaatschappij) het wel zal weten. Fleetowners kunnen zich druk maken om een procent extra dealerkorting, de rechtervoet van de bestuurder of een grijpstuiver korting op de brandstof. Al dan niet hiertoe aangespoord door de leasemaatschappij die niet moe wordt de klant erop te wijzen dat er veel geld te halen is bij dealers en berijders. De mantelovereenkomst voor autoleasing daarentegen wordt met een zwierige pennenstreek getekend om daarna de bureaulade nimmer meer te verlaten. Wat ook vaak geen ramp is, omdat de inhoud van dat document weinig houvast geeft bij het bedwingen van de kosten. Leasecalculaties Op het moment dat een mantelovereenkomst wordt ingekocht, kijkt de klant vaak naar het tarief van een aantal fictieve leasecalculaties. Deze tarieven blijken echter zeer vluchtig te zijn. Ze veranderen direct na het inkoopmoment door wijziging van catalogusprijzen, rente, courantheid, etc. Bovendien wordt er vaak in de praktijk net een andere auto besteld dan tijdens de tender is opgevraagd. Ergo: alle ruimte voor de leverancier om het tariefniveau langzaamaan te laten stijgen. Deze stijging is voor de gemiddelde klant niet of nauwelijks te meten. Die ongrijpbaarheid wordt vervolgens genegeerd door klanten, omdat de ’ander’ (de leasemaatschappij) het

Per 2024 worden bedrijven met meer dan 100 werknemers verplicht om over de CO2-uitstoot van de medewerkers te rapporteren. Dit is de Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit. In dit artikel leggen we uit wat er moet gebeuren, waarom dat moet gebeuren en hoe u dat kunt doen. Wat houdt de Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit precies in? Vanaf 100 werknemers is het per 1 juli 2024 verplicht om de CO2-uitstoot van de medewerkers te rapporteren. Het gaat hierbij over alle zakelijke kilometers die de medewerkers maken in het verkeer, ongeacht of het over een zakelijk of privévoertuig gaat. Van iedere rit moet het soort rit, het aantal kilometers, het vervoersmiddel en het brandstofsoort (indien van toepassing) worden vastgelegd. Bedrijven met minder dan 100 werknemers mogen vrijwillig rapporteren. Ieder jaar dienen werkgevers de gegevens aan te leveren over al het zakelijke verkeer. Dit geldt voor werknemers die meer dan 20 uur per week werken, exclusief externe krachten zoals inhuur, gedetacheerden en vrijwilligers. 1 januari van ieder opvolgend jaar geldt hierbij als peildatum. Waarom moeten organisaties rapporteren? 1. Klimaatdoelstellingen: Als onderdeel van het Akkoord van Parijs zet Nederland zich in om de CO2-uitstoot te verminderen. Door alle zakelijke ritten in deze rapportage op te nemen, worden bedrijven actieve deelnemers in deze wereldwijde inspanning. 2. Bewustwording: Bewustwording is de eerste stap naar verandering. Bedrijven worden door deze verplichting bewust gemaakt van de milieu-impact van al het zakelijke verkeer. Dit leidt tot een grotere focus op duurzame alternatieven. 3. Stimuleren van Duurzaam Vervoer: De verzamelde CO2-gegevens bieden inzicht in vervoersgewoonten en stimuleren bedrijven om duurzame vervoerswijzen te promoten, zoals elektrische voertuigen, fietsen en carpoolen. Het uiteindelijke doel is duidelijk: 1 megaton CO2-winst in 2030. Als bedrijven op schema liggen, blijft rapporteren de enige eis. Zo niet, dan wordt verwacht dat ze vanaf 2025 slimmer en duurzamer gaan reizen. Hoe complex is dit? Deze nieuwe rapportageverplichting is niet te onderschatten, het rapportageproces is tijdrovend en vergt nauwkeurigheid. Meer dan 8.000 bedrijven en maar liefst 60% van de beroepsbevolking in Nederland zullen te maken krijgen met deze rapportageplicht. Deze verplichting legt een extra laag administratieve last op bedrijven, die nu naast de drukke dagelijkse werkzaamheden ook de mobiliteitsgegevens moeten bijhouden. En hoe zit het dan met de privacy? Een aspect dat niet over het hoofd gezien mag worden, is de privacy van werknemers. Werkgevers kunnen alleen totaalcijfers voor de gehele organisatie rapporteren om privacy te waarborgen. Het is een delicate

Steeds meer organisaties elektrificeren hun wagenpark in een streven naar duurzaamheid. Het veranderende mobiliteitslandschap, het groeiende aantal leveranciers en ook de steeds bredere voertuigkeuze brengt echter nieuwe uitdagingen en valkuilen met zich mee. Wat zijn de gevolgen voor uw inkoopstrategie? Hoe kunt u de risico’s tijdens het selectieproces voor leveranciers minimaliseren? En van welke Best Practices kun je leren? Hoe verandert de elektrificatie van wagenparken de inkooptactiek? Wagenparkaankopen waren vroeger relatief eenvoudig omdat de verschillende merken en modellen voertuigen met verbrandingsmotor (ICE) grotendeels vergelijkbaar waren wat betreft hun technische specificaties. Tegenwoordig moet je echter alle specificaties nauwkeurig onderzoeken en vergelijken om ervoor te zorgen dat je voertuigen selecteert die geschikt zijn voor het beoogde doel. Dit begint met het begrijpen en specificeren van de precieze minimumvereisten voor je elektrisch wagenpark, zoals de actieradius en de laadsnelheid. In het geval van lichte bedrijfsvoertuigen (LCV’s) is het belangrijk om aanvullende zaken te overwegen, zoals de maximale belasting en of er een trekhaak kan worden gemonteerd – omdat dit niet bij alle elektrische voertuigen mogelijk is. Als gevolg hiervan verschuift de nadruk tijdens de inkoop naar functionaliteit in plaats van prijs. Maar de prijs is nog steeds belangrijk, toch? Ja, maar in plaats van alleen naar de prijs te kijken, is het belangrijk dat organisaties ook de integrale kosten van hun elektrische wagenpark berekenen. Componenten zoals de investeringswaarde, afschrijving, banden, brandstof, onderhoud, reparaties en verzekering hebben allemaal een behoorlijk andere impact op de total cost of ownership (TCO) van elektrische auto’s (EV’s) in vergelijking met ICE’s. Het is ook belangrijk om de risico’s af te wegen. Sommige van de jongste EV-merken worden bijvoorbeeld overhaast op de markt gebracht met een primaire focus op het genereren van verkoop, voordat de serviceorganisatie wordt uitgebreid of de voorraad reserveonderdelen wordt aangevuld. Om te voorkomen dat uw bedrijfscontinuïteit in gevaar komt na een defect of schade door een ongeluk, kunt u van tevoren de juiste vragen stellen en garanties bieden. Hoe zit het met organisaties die hun elektrisch wagenpark inkopen via een tender procedure? Tenders zijn voor organisaties in de publieke sector en sommige grote bedrijven doorgaans een goede manier geweest om aanzienlijke volumekortingen te bedingen op nieuwe auto’s, hetzij door rechtstreeks bij OEM’s te kopen of door selectieve voertuigcontracten af te sluiten met leasemaatschappijen. Voor EV’s worden er echter veel lagere kortingen aangeboden. Met dit in gedachten en omdat de EV-technologie steeds verder wordt verbeterd, kan

In onze adviespraktijk helpen wij klanten om overzicht te krijgen over het wagenparkbeheer proces de wagenparkkosten. Dat betekent dat onze benadering vaak op een wat hoger abstractieniveau ligt dan losse lease offertes of een setje winterbanden. Met grote graagte praten we dan over risicobeleid, tactisch beheer, rapportagelijnen et cetera. Mooi vak wel. Bij afronding van projecten houden we ons uiteindelijk toch nog steeds bezig met details. Deels vanwege de praktische procesinrichting, maar ook vanwege het enorme effect dat een slecht uitgewerkt procesdetail kan hebben op het uiteindelijke (besparings-) resultaat. Wagenparkkosten worden beïnvloed door meer dan 120 verschillende factoren. Zet één palletje verkeerd, en de boel loopt in de soep. Hieronder een willekeurige verzameling van voorkomende praktijkgevallen bij wagenparkbeheer. Vergelijk leasetarief (1) Veel organisaties maken gebruik van meerdere leasemaatschappijen. De voordelen van zo’n multi-vendor tactiek zijn evident: de leasetarieven komen bij elke bestelling onder concurrentie tot stand en de klant maakt ook nog gebruik van de calculatieverschillen die zich bij elke auto voordoen. Prima dus. Maar als er dan twee offertes op het bureau van de wagenparkbeheerder liggen, moet hij of zij wel de tegenwoordigheid van geest hebben om de leasetarieven exclusief brandstof met elkaar te vergelijken. De brandstof is namelijk altijd een verrekenpost, dus dat zegt niets over het werkelijke prijsverschil tussen de twee aanbieders. Lijkt erg logisch, maar (te) vaak hebben we gezien dat het fout ging. Leasemaatschappijen spelen daar vaak op in door met onwaarschijnlijk lage brandstofvoorschotten te calculeren, om zo maar de orders binnen te krijgen. De klant betaalt uiteindelijk de rekening. Vergelijk leasetarief (2) In een autoregeling staan normleasebedragen vermeld. Deze begrenzen de autokeuze voor de werknemers per leasecategorie. De werknemer laat een aantal auto’s berekenen en maakt op basis daarvan een keuze. Als de werkgever, net als in het vorige voorbeeld, gebruik maakt van meerdere leasemaatschappijen dan komt het regelmatig voor dat de berijders mogen calculeren bij beide leveranciers. De leasemaatschappij met de offerte die resulteert in de laagste eigen bijdrage krijgt vervolgens de order. De vergelijking wordt dan dus gemaakt op basis van een normcalculatie (vaak afwijkend van het werkelijk jaarkilometrage) en op basis van een leasetarief inclusief brandstof (zie voorbeeld 1). In onze ogen dus dubbel fout. Sommige werkgevers doen het bewust, omdat ze het voordeel van de multi-vendor gunnen aan de werknemers. Ons advies is dan om uiteindelijk wel de bestelling te baseren op een vergelijk tussen de leasetarieven exclusief brandstof en

We komen het nog veel tegen, wagenparkbeheerders die druk zijn met allerlei operationele taken van het wagenparkbeheer. Met de poten in de modder noemen ze dat. Tankpassen beheren, dealeroffertes doorsturen naar de leasemaatschappij en groene kaarten aanvragen. Je kunt er erg druk mee zijn. En dan hebben we het nog niet over salarisinhoudingen, innemen van auto’s en herinzetten van poolauto’s. Is dat allemaal verkeerd? Nee, natuurlijk niet. Iemand moet het doen. Het is alleen de vraag of de fleetmanager het moet doen. De naam zegt het al fleetmanager. Hij of zij moet er vooral voor zorgen dat het proces goed loopt. Bij 10 auto’s is dat geen probleem. Wagenparkbeheer is dan een bijzaak, vaak neergelegd bij de administratie of personeelszaken. Bij 1.000 auto’s moet het echt goed  geregeld zijn, anders loopt het onherroepelijk in de soep. Wagenparkbeheer is dan een dagtaak van 1 of meerdere mensen. Tussen die 2 uitersten vallen heel wat wagenparken in Nederland. De kwaliteit van het wagenparkbeheer verschilt sterk van bedrijf tot bedrijf. Afdelingen Die grote verschillen worden deels veroorzaakt door de verscheidenheid aan afdelingen waar het wagenparkbeheer is neergelegd. De één legt het neer bij Personeelszaken, de ander bij Financiën. Steeds vaker zien we het opduiken bij Facilitaire Zaken. En een enkele keer blijft het bij Inkoop kleven, die er na een aanbesteding blijkbaar geen afscheid van kon nemen. Hoe het ook zij: wagenparbeheer heeft met al deze afdelingen te maken, het is een discipline met vele facetten. Zoals techniek, fiscaliteit, arbeidsvoorwaarden, financiën, inkoop, logistiek etc. Het lijkt een simpel vak, maar is stiekem toch complex. Veel wagenparkbeheerders vinden het lastig om boven die complexiteit uit te stijgen, en blijven kleven aan de operatie. Ze zijn te herkennen aan kentekenbewijzen in de bureaula, een sleutelkastje aan de wand en een stapel verse tankpassen binnen handbereik. Rommelig, maar veilig. Zonder hem stagneert het proces vrijwel direct. En de dagelijkse stress en rompslomp wordt vaak gecompenseerd door evenementen van dealers, auto-importeurs en leasemaatschappijen. Begrijpelijk, iedere functie heeft zo z’n leuke en minder leuke kanten. Maar verstandig is het niet, want ongezien loopt er geld weg, als schelpenzand tussen de vingers. Strippen Wat moet een wagenparkbeheerder doen en laten om absolute rust te creëren? Dat begint met het opbouwen van een structuur waarin zoveel mogelijk zaken inzichtelijk worden gemaakt. Zodat er kan worden ingegrepen zodra er een afwijking opduikt. Het opbouwen en onderhouden van die structuur vergt tijd

Het inkopen van autoleasecontracten lijkt eenvoudig. Vergelijk wat leasetarieven, pik de goedkoopste eruit en teken de overeenkomst. Hoe eenvoudig kan het zijn? Niet zó eenvoudig in ieder geval, er zitten wat addertjes onder het gras en soms moet u zelfs opletten niet in een slangenkuil terecht te komen. Voordat we verder gaan over inkoop: wagenparkkosten worden bepaald door vele factoren. Uw mobiliteitsbeleid, de inzet van auto’s (looptijd, brandstofsoorten), kwaliteit en kwantiteit van het wagenparkbeheer en gedrag van berijders spelen allen een grote rol bij de totstandkoming van de autokosten. Focus op inkoop is goed, maar vergeet dus niet naar de andere factoren te kijken. Waar ligt het risico? Leasemaatschappijen bieden verschillende contractvormen aan. Open calculatie, gesloten calculatie, financial lease, operational lease, beheercontracten etc. Zonder tot in detail op deze vormen in te gaan is er één belangrijk onderscheid tussen de verschillende vormen: Het Risico. Kiest u voor een andere vorm dan gesloten calculatie dan ligt linksom of rechtsom het exploitatierisico bij u als klant. Dat betekent dat tegenvallende restwaardes, onderhoudskosten, extreme bandenslijtage etc. voor uw rekening komen. Bij Financial lease betaalt u deze kosten direct zelf, bij een beheercontract worden deze via de leasemaatschappij aan u doorbelast en bij open calculatie betaalt u ze vooraf door een verhoogd leasetarief. Onderliggend nadeel van een beheercontract of open calculatie is dat de leasemaatschappij uw portemonnee beheert en dus geen (direct) belang heeft bij de laagste kosten. Zij kunnen zich dus gaan gedragen als administratiekantoor en niet als bok op de haverkist. Verlegt u echter de risico’s naar de leasemaatschappij dan ligt daar het directe belang om te zorgen voor hoge restwaardes en lage onderhoudskosten. Als u dus van het risico afwilt (en waarom zou u dat niet willen, tenzij u denkt het beter te weten dan de leasemaatschappij) kies dan voor operational lease op basis van gesloten calculatie. De term ‘gesloten’ wil in dit verband overigens zeggen dat er na afloop van het contract geen verrekening plaatsvindt op de componenten restwaarde en onderhoud. Er is bij gesloten calculatie wel inzicht mogelijk in de opbouw van het tarief. Hoeveel leveranciers? Het aantal leasemaatschappijen dat u contracteert is ook van belang. Kiest u voor 1 leasemaatschappij dan betekent dat relatieve rust: u doet zaken met 1 partij, ontvangt 1 factuur en vraagt  steeds1 offerte op. Financieel gezien echter niet zo rustgevend, want de leasemaatschappij heeft in deze situatie geen belang om zijn prijzen scherp

In deze tijden grijpt het besparingsspook wild om zich heen. Grote en kleine kostenposten worden onder de loep genomen en zoveel mogelijk uitgebeend. Hoogst waarschijnlijk kan jij ook besparen op het wagenpark, maar men komt meestal niet verder dan het oprekken van de leasecontracten en wat extra korting bij de dealer. Jammer, want het wagenpark is vaak één van de grootste kostenposten binnen een organisatie, na personeelskosten en huisvesting. De grote vraag is hoe je structureel kunt bezuinigen op het wagenpark, zonder het halve personeelsbestand z’n auto af te pakken. Of zonder iedereen in een Fiat 500 te zetten. Veel werkgevers zijn (terecht) zeer terughoudend met draconische maatregelen. Ze richten op lange termijn veel meer schade aan dan dat ze op korte termijn opleveren. Toch blijft de generieke wens bestaan om de autokosten structureel te verlagen. In de praktijk zien we dat veel organisaties zich concentreren op de inkoop. De leasemaatschappij wordt onder druk gezet om het leasetarief te verlagen, een paar centen korting op de brandstof en auto’s worden centraal ingekocht tegen een lagere prijs. En daarmee denkt men de autokosten maximaal te hebben gereduceerd. Een misvatting die we vaak tegenkomen in onze adviespraktijk. Hoe bespaar ik dan wel op het wagenpark? Bij het serieus en structureel aanpakken van autokosten is het belangrijk om 2 fasen te onderscheiden, welke beiden noodzakelijk voor een maximaal resultaat. Fase 1: Clean-Up Fase 2: Keep-Clean Tijdens de eerste fase komen de fundamenten van de autokosten aan bod, zoals de inkooppositie, de inzetcondities van auto’s en het gehanteerde autobeleid. De tweede fase bestaat uit beheer en sturing en gaat van start op het moment dat er gewerkt gaat worden met de nieuwe setup uit fase 1. Dit is een continue fase en is noodzakelijk om te voorkomen dat de autokosten weer ongezien gaan stijgen na een succesvol doorlopen fase 1. Daarmee verdwijnt tevens de noodzaak om na 4 á 5 jaar weer een volledige ‘clean-up’ te doorlopen. Clean Up: Noodzaak om te besparen op het wagenpark Fase 1: de Clean Up Het mooie, en tegelijkertijd verraderlijke, van autokosten is dat ze door meer dan honderd verschillende factoren beïnvloed worden. Die factoren zijn dan ook nog eens links- of rechtsom aan elkaar gelieerd, zodat ingrijpen op een specifieke autokostenpost vaak leidt tot onvermoede bij-effecten, zowel in positieve als negatieve zin. Een goede clean-up is dan ook vooral een volledige clean-up. Door stelselmatig en gelijktijdig door alle kostenbeïnvloeders heen te